Translate

Peta Situs

Sering Dibaca

Diberdayakan oleh Blogger.
Senin, 29 April 2013

Tips Rekapitulasi Cepat Data Kehadiran Karyawan KUA se-Kabupaten Tasikmalaya Tahun 2013

Pada kesempatan ini, saya akan berbagi tips tentang cara penghitungan cepat data kehadiran karyawan KUA se-Kabupaten Tasikmalaya dengan menggunakan aplikasi Finger Print Attendance Management (Att2008). Namun tutorial ini akan mudah difahami oleh mereka yang sudah punya dasar pengetahuan tentang Attendance Management dan Microsoft Office Excell terutama versi 2007, 2010 atau 2013. Karena untuk mendapatkan hasil akhir laporan tertulis rekapitulasi daftar kehadiran ini digunakan kedua aplikasi tersebut secara bersama-sama.


Perlu diketahui bahwa alat dan aplikasi pembaca data finger frint ini banyak sekali macamnya, salah satu diantaranya adalah Attendance Management (Att2008). Untuk Attendance Management itu sendiri versi software dan drivernya ada bermacam-macam pula. Karena itu, CD software bawaan alat jangan sampai hilang --kalau perlu buat backup atau salinannya di hardisk, CD atau flashdisk segera setelah alat itu didapatkan, agar di kemudian hari kita tidak kesulitan saat memerlukannya kembali; karena belum tentu suatu device (alat) finger frint yang diproduksi tahun 2010, misalnya, akan cocok dengan software-driver versi alat yang dikeluarkan tahun 2013, sekalipun brand kedua alat tersebut sama. Yang merepotkan --salah satu kasus, jika alat absensi di KUA diganti, sementara software-drivernya masih yang lama, maka yang terjadi adalah bisa jadi data yang terdapat dalam alat yang baru itu menjadi tidak bisa terbaca oleh aplikasi yang software-drivernya masih lama.

Attendance Management merupakan software yang dapat membaca data kehadiran (presensi) dan ketidakhadiran (absensi) pegawai di suatu perusahaan atau kantor dari alat finger frint (sidik jari). Aplikasi ini dapat memberikan informasi jam berapa pegawai itu datang atau pulang meninggalkan kantor/perusahaan dalam rangka menjalankan tugasnya, kemudian mengkalkulasikan jumlah waktu keterlambatan datang (late) atau pulang awal (early), jika jam datang atau pulang pegawai tersebut tidak sesuai dengan aturan jadwal yang telah ditetapkan.

Karena itu, sebenarnya  tidaklah diperlukan lagi penghitungan data secara manual kalau aplikasi ini sudah terpasang di komputer, karena penghitungan manual selain secara energi akan menguras banyak waktu dan tenaga, juga dilihat dari segi efektifitas kerja tidaklah efisien. Attendance Management sudah menghitung secara otomatis jumlah waktu keterlambatan, atau pulang awal dari seorang pegawai. Demikian juga apabila ia tidak Clock In atau Clock Out saat masuk dan keluar kerja atau kedua-duanya: tidak Clock In sekaligus Clock Out, maka aplikasi ini sudah menghitungnya terlambat datang atau pulang cepat sekian jam, atau menghitungnya tidak hadir (absent) bagi yang tidak C/In dan C/Out sama sekali. Jika pegawai C/In atau C/Out masing-masing lebih dari satu kali dalam sehari kerja, maka aplikasi memilih C/In yang paling awal dan C/Out yang paling akhir sebagai data yang diperhitungkan. Jika saat masuk kerja pegawai C/In, kemudian saat pulang C/In lagi, maka aplikasi menganggap C/In yang terakhir sebagai C/Out. Agar aplikasi ini bisa membaca hal-hal seperti demikian serta data “late”, “early” atau “absent” suatu karyawan berdasarkan informasi mesin absen sidik jari, maka diperlukan pengaturan (setting) pada aplikasi, seperti pada fitur-fiturnya di “attendance rule”, “maintenance timetables”, “shift managements”, dan tidak boleh ketinggalan di atur pula daftar hari-hari libur dalam rentang waktu 1 tahun ke depan di fitur “holiday list”.

Saya sudah membuat pengaturan seperti demikian, yaitu pengaturan yang diperuntukkan bagi jam-jam kantor, seperti KUA, yang ketentuan jam kerjanya berbeda dengan jam kerja guru-guru di sekolah. Anda hanya perlu mendownload software aplikasinya kemudian memasangnya di komputer. Setelah file terdownload, ekstraklah file itu menggunakan winrar, zipper, archiever atau semacamnya; baca petunjuk pemasangannya! Mohon diperhatikan untuk keberhasilan pemasangan, tahap-tahap intalasi jangan sampai terlupakan, terutama dalam cara kopas (kopi paste) file berekstensi .mdb yaitu att2000 harus tepat pada sasaran. Dalam pendapat saya seluruh pengaturan aplikasi Attendance Management terletak pada file att2000 ini, file ini ibarat ruh bagi aplikasi ini. Keberhasilan instalasi akan ditandai dengan permintaan memasukan username dan password dari aplikasi saat kita hendak menggunakannya. 

Setelah aplikasi terbuka silahkan Anda atur sendiri nama-nama pegawainya (employes) sesuai kantor di mana anda bekerja, dengan cara transfer (T) employes dari daftar KUA KAB. TASIKMALAYA ke KUA Anda. Kalau nama belum ada dalam daftar, Anda bisa mendownloadnya langsung dari alat. Setelah alat disambungkan ke komputer melalui kabel USB, buka aplikasi: pilih “conect”, klik menu device management => download userinfo and FP.

Untuk bisa mengetahui kalkulasi jumlah waktu keterlambatan datang, pulang terlalu awal atau ketidakhadiran (absent) pegawai, download terlebih dahulu data dari alat (finger print). Setelah terdownload, silahkan klik icon report, maka akan tampil gambar seperti dibawah ini:
Pilih tab "Shift Exception" kemudian atur “Dep.”, “Name”, “Time Range” sesuai yang dikehendaki lalu klik “Calculate”. Saya mencontohkan data KUA Sariwangi, setelah klik “Calculate” tampilannya seperti ini:
 

Dari tampilan itu diketahui header kolom tabel: AC.No (No ID finger frint pegawai), Name (Nama pegawai), Date (tanggal kerja), Timetable (hari kerja), On duty (ketentuan masuk jam kerja), Off Duty (ketentuan keluar jam kerja), Clock In (jam pegawai masuk kerja dalam waktu real), Clock Out (jam pegawai pulang kerja dalam waktu real), Late (kalkulasi waktu keterlambatan datang), Early (kalkulasi waktu pulang lebih awal), dan Absent (tidak hadir, atau tidak Clock In dan Clock Out). Kolom-kolom tersebut bisa ditampilkan secara lengkap sesuai pengaturan default aplikasi, atau kita menyembunyikannya sebagian disesuaikan dengan kebutuhan. Saya dalam hal ini menyembunyikan sebagian kolom-kolom tersebut, karena tidak relevan dengan yang dibutuhkan, sehingga header tabel seperti saya sebutkan tadi terdiri dari: AC No., Name, Date, Timetable, On Duty, Off Duty, Clock In, Clock Out, Late, Early, dan Absent. Setelah itu klik button “Export Data” maka akan tampil gambar seperti di bawah ini:




Klik Ok, beri nama file yang diexpor tersebut, kemudian save.


Tutuplah aplikasi Attendance Management untuk beralih ke aplikasi Office excell. Dalam hal  ini saya menggunakan excell Office 15 (Microsoft Office 2013). Buka data file yang telah diexport itu dengan menggunakan office excell tadi (untuk program microsoft office excell, Anda dapat menggunakan versi 2007, 2010 atau yang terbaru 2013). Contoh tampilan data KUA Sariwangi setelah dibuka di office excell 2013 adalah sbb:

Setelah itu konversikan semua data tersebut agar bisa digunakan fungsi-fungsi excel yang lain, seperti fungsi penjumlahan (sum). Kalau tidak dikonversi, kita tidak bisa banyak berbuat apa-apa dengan aplikasi office ini sekalipun file data tersebut berformat excel (xls, xlsx). Caranya: klik menu/tab “data”,


 


Blok tiap kolom satu persatu ke bawah, klik “Text to Colums” dalam tab “data” tersebut, lalu “finish”. Setelah selesai semua dikonversi, atur format untuk data-data cell dalam kolom “date” ke date; data-data cell dalam “On Duty”, “Off Duty”, “Clock In”, “Clock Out”, “Late”, “Early” diatur ke time dengan menggunakan fasilitas excell yang terdapat dalam tab “home”. Untuk data ketidakhadiran, gantilah semua kata “true” dalam cell kolom “Absent” dengan angka 1 agar bisa diketahui jumlah angka ketidakhadiran pegawai. 


Setelah semua proses itu dilakukan, selanjutnya Anda tinggal mengatur sendiri tampilan laporan, seperti pembuatan border tabel, mengganti “late” dalam header dengan kata “terlambat” dan menggunakan fungsi-fungsi “sum” untuk mengetahui kalkulasi jumlah jam keterlambatan, pulang lebih awal, atau ketidakhadiran karyawan. Fasilitas-fasilitas pengaturan ini sudah ada dalam aplikasi Office Excell. Silahkan fasilitas-fasilitas itu digunakan, untuk memudahkan pekerjaan kantor Anda. Jika berguna, saya telah menyertakan blanko/format kosong rekapitulasi kehadiran karyawan KUA tiap bulan selama satu tahun 2013 dalam paket file yang didownload. Jadi, Anda tinggal mengkopi saja hasil editing data yang diexpor itu lalu menempelkannya ke format yang saya sertakan tersebut, semoga bermanfaat. Sebagai gambaran hasil rekapitulasi data kehadiran salah satu karyawan KUA Sariwangi dengan menggunakan aplikasi Attendance Management dan Microsoft Office Excell 2013 adalah sebagai berikut:


Demikian tulisan ini dibuat dengan maksud agar para operator finger print di daerah dapat mempunyai gambaran tentang cara-cara penghitungan secara otomatis menggunakan aplikasi. Tutorial ini tentu kurang memberikan gambaran yang jelas, terutama bagi para pemula. Saya menuliskan tips ini hanya garis-garis besarnya saja dan diperuntukkan bagi yang sudah punya pengalaman dalam pengelolaan Finger print dan Microsoft Office Excell. Penulisan tutorial ini sangat tergesa-gesa karena dilatarbelakangi oleh pertemuan pada hari Jumat tanggal 26 April 2013 di Kantor Kemenag Kab. Tasikmalaya yang menghasilkan kesimpulan bahwa untuk kalkulasi dan rekapitulasi kehadiran karyawan-karyawan seluruh KUA di kabupaten Tasikmalaya mulai bulan April tahun 2013 ini diserahkan kepada KUA dan menjadi tanggung jawab sepenuhnya KUA bersangkutan. Karena itu, jika ada pertanyaan mengenai tutorial ini, silahkan Anda mengajukan pertanyaan melalui kotak komentar di bawah posting ini atau langsung menghubungi saya.


Download Aplikasi silahkan klik di sini




Artikel Lainnya:

1 komentar:

  1. Salam kenal Bang, bagaimana kalau kehadirannya lebih dari 21 hari? (di file Balnko_Rekap.xls). Kalau boleh minta, apa password untuk membuka protectnya. Terima kasih

    BalasHapus